理论导刊
主办单位:中共陕西省委党校
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基于内部控制理论浅谈高校科研经费管理
  [摘 要]随着高校科研经费的不断增长,国家不断出台关于科研经费管理的相关政策,以前高校的内部控制制度不足以满足目前高校科研经费管理的需求,加之近些年高校科研腐败屡有发生,科研经费的管理成为高校财务的重点。本文主要分析目前高校科研项目管理的问题,并结合内部控制理论,有针对性地提出改进措施,进一步加强高校科研项目的管理,提高科研经费的使用效益。
  [关键词]科研项目;经费管理;内部控制
  “十三五”时期的五大发展理念当中,创新位居首位。我国只有创新,才能把握发展自主权,提高核心竞争力,而创新的主体主要是高校、科研院所的科研人员。国家对科研的投入近年来不断增大,科研经费也不断增加,随之科研经费管理存在的问题也日益凸显。高校的投入产出比低,成果转化率低,这些都使国家及社会大众对高校科研经费的使用情况关注度增高,高校科研经费的使用情况成为舆论关注的焦点。
  为加强高校科研经费管理,提高财政资金的使用效率,教育部于2012年针对高校科研管理工作中存在的问题,下发了3个文件《关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》(教财[2012]7号);《关于进一步加强高校科研项目管理的意见》(教技[2012]14号);《关于进一步规范高校科研行为的意见》(教监[2012]6号),国家科技部、国家自然科学基金委等立项部门也相继出台了新的项目经费管理办法。这些文件都为高校科研经费管理指明了方向,但如何将政策与实际工作相结合,仍是科研经费管理的难点。本文从内部控制的角度出发,探讨如何更好地加强高校科研经费的管理。
  2 高校科研项目经费管理工作中存在的问题
  2.1 项目经费预算编制不合理
  我国高校科研经费的预算,主要是由项目负责人和项目组成员负责编制,他们缺乏预算管理等财务知识,对国家出台的最新项目管理办法知之甚少,使项目的预算编制不够合理,缺乏约束力。
  2.2 项目执行过程中存在的问题
  2.2.1 预算执行效果差
  目前,高校对于科研项目的管理,普遍是重事前立项,轻事中管理及事后审计,所以一旦项目立项,科研人员就将预算抛之脑后,经费支出随意或不支出,预算执行效果差。
  2.2.2 课题执行过程中,有些事项缺乏相应的审核审批手续
  课题执行过程中,有些事项缺乏相应的审核审批手续主要体现在两方面。一是外拨科研经费。目前高校外拨经费混乱,常有订立假合同,以虚假经济业务套取资金,将资金转到与科研人员有关联的公司等情况。二是预算调整。科研人员在课题实际进行中,很难保证经费支出和课题预算一模一样,肯定会遇到某些方面不够花,某些方面花不了的情况,国家也规定了相关科目的预算调整权限,但一些科研人员随意调整,导致审计过不了,结题不能顺利通过。
  2.2.3 购置资产程序混乱,资产后续管理有待加强
  由于高校采购审批及政府招标采购程序耗时长,一些高校科研人员在进行资产采购时,故意化整为零,以此来逃避学校采购审批程序和招标程序。资产入账后,资产管理部门疏于对资产的信息登记、日常管理等后续问题,造成资产重复购置,没有达到仪器共享的目的。
  2.3 结余资金处理不及时,审计部门未发挥应有作用
  高校科研项目结题时,结题不结账的情况非常严重。科研部门负责项目结题,财务部门负责课题结账,由于部门之间的沟通问题,经常出现信息不对称情况,导致结题不结账,剩余资金大量闲置,资金利用率低下。
  很多高校审计部门只有在最后结题时对课题大概的检查,忽视了项目的日常审计。由于缺乏这种内控机制,项目从申请到结题这个过程中的很多问题都无法反映出来。
  2.4 部门之间信息沟通受阻
  高校科研经费管理是需要科研、财务、资产与审计等多部门参与的整体过程。目前,多数高校的各部门都是各司其职,信息的交流、沟通不够,而信息沟通恰恰是高校科研经费管理内部控制的主要内容,信息的不对称会直接影响高校经费鼓励内部控制的效率,导致科研经费利用率低,投入产出比低。
  3 加强科研项目经费管理的建议与对策
  3.1 建立多部门参与的科研项目管理信息平台
  目前,各高校科研经费的相关管理部门都有各自的管理系统,每个系统都是独立的,信息互不相通,科研人员要想查看一个项目的相关材料,既要进财务系统,又要进项目系统,给科研人员造成很大的不便。各高校可以建立一个科研项目管理信息平台,信息平台包括从项目申请、预算审核、中期进展、项目决算到资产登记等多方面的模块,实现全过程数字信息化管理与服务,提高项目管理的效率,提升服务质量。各个部门的人员赋予不同的权限,在其权限范围内行使各自的职责,科研人员可以通过信息系统查看各个项目的进展。同时,系统具有提醒功能,当课题临近中期检查或结题时间时,系统自动提醒课题负责人。
  3.2 进一步明确各部门职责,加强各部门协作
  第一,在项目管理中,科研、财务、资产管理及审计等多部门要明确自己的分工,做好自己的本职工作。科研项目管理不是一个部门的独立工作,而是多部门团结协作的工作,部门之间要做好信息传递、沟通。
  第二,各高校可根据自身实际情况,在财务部门或科研部门设置专门的科研经费管理机构或科研经费管理人员。管理机构或人员主要负责项目申请时的预算审核、立项后项目的拨款、项目中期检查、预算调整、决算编制、第三方审计、结题后剩余经费结转及项目档案管理等相关事宜。最大程度地减少科研人员非专业性事务的羁绊,提高科研人员的工作效率。
  3.3 在学校内部建立教师信用等级档案
  随着国家科技体制改革的进行,国家提出了单位信用等级评价的概念,这就把单位的诚信问题提上日程。各单位内部也应该对各位教师进行信用等级评价,各单位可以制定信用评价的指标及标准,根据不同等级的信用加以相应的奖励或惩罚,或者将信用等级与绩效挂钩。这样就能有效地控制科研人员的诚信问题,从而提高科研经费的使用效率。
  3.4 完善高校科研经费管理的内部控制制度
  内部控制制度是财务的重要制度,它可以更有效地保证项目的进行,从而提高效率。高校应该从学校的整体高度制定科研经费管理的相关文件,解决项目从立项到结题的一系列问题。①明确项目管理各相关部门的权限和职责,并制定相应的奖惩措施,提高项目管理人员的积极性。②建立统一的科研经费管理机制,实行事前预算评估、事中经费监督、事后审计的全程管理。③建立外拨经费审核审批制度,对外拨单位的资质、项目的合同书、项目的预算书等资料进行审查。对于科研人员有关联的公司进行摸底清查,杜绝层层转拨、变相转拨经费、借科研协作之名将科研经费挪为他用的现象,确保科研资金的安全。④建立项目跟踪,审计机制。对重大、重点项目,审计部门应该全程跟踪检查,对于一般项目,审计部门要定期进行审计。⑤资产部门要对科研项目形成的资产进行标记,统计,及后续管理,并建立执行政府采购制度,避免故意采购化整为零的仪器设备。⑥建立项目档案管理制度。项目结题后,项目的计划书、合同书、结题报告、审计报告、科研人员依托项目取得的专利,论文、获奖等情况都需要进行统计整理归档,这样有助于以后的资料查询,改变以往重立项、轻管理的现象。
  4 结 语
  为了保障高校科研经费的合理有序支出,高校必须完善财务的内部控制制度,从制度上让各个职能部门参与到科研经费的管理当中。同时要建立科研经费监管信息平台,利用信息的手段提高管理的效率。高校各部门应该团结协作,加强高校科研经费的管理,发挥学术优势,参与竞争,促使高校与社会开展更加广泛的科研协作,为地方经济建设发挥重要作用。

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